Faktura
faktura jest dokumentem sprzedaży, potwierdzającym transakcję. Stanowi podstawę do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Co powinna zawierać?
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, faktura jest szczególnym rodzajem rachunku zawierającym dane o transakcji:
- dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
- strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca,
- specyfikację przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,
- dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
- podsumowanie: cyframi i słownie,
- informację o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
- informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,
- podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z tzw. rolnikami ryczałtowymi).
Faktura VAT
Szczególnym rodzajem faktury jest faktura VAT. Wystawiana jest przez płatników VAT. W myśl przepisów powinna składać się z następujących elementów:
- nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP,
- data dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu,
- określenie faktura VAT oraz numer kolejny faktury,
- nazwa towaru lub usługi (przedmiotu transakcji),
- jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku,
- suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
- kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie.
Fakturę należy wystawić co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jednym jest oryginał, otrzymywany przez nabywcę a drugim kopie, odpowiednio oznaczone. Tradycyjne faktury wystawiane są na papierze, choć co raz popularniejsze stają się faktury w wersji elektronicznej.
Elektroniczna faktura
Wysyłanie dokumentu drogą elektroniczną, to oszczędność. Nie wydaje się na papier, na tusz do drukarek i na znaczki pocztowe. Jednak zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów i art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 , poz. 535 oraz z 2005 r. nr 14, poz. 113),warunkiem stosowania tej metody, jest m.in. zgoda odbiorcy faktury na ten rodzaj przesyłania. Dokumentację firmową w formie elektronicznej należy przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Przede wszystkim muszą być one chronione przed wirusami i innymi zagrożeniami związanymi z trwałą utratą danych. Muszą także zostać zabezpieczone przed bezprawnymi zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowo-firmowe. Jednak ma to swoją korzyść w postaci zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast sterty papierów, przechowuje się jedynie nośnik danych z jednorazowym, trwałym zapisem.
Niestety ze względu na duże obwarowanie przepisami prawnymi i konieczność spełniania wielu wymogów jednocześnie, e-faktury nie są zbyt popularne. Dlatego wielu przedsiębiorców stosuje alternatywny sposób elektronicznych faktur. Mianowicie, wysyła wszelkie, niezbędne dane do faktury poprzez e-maila bądź zamieszcza je na swojej stronie www. Odbiorca faktury sam wystawia sobie i drukuje dokument sprzedażowy. W praktyce rzadko zdarza się, aby organy podatkowe kwestionowały taki sposób fakturowania. W zasadzie nie powinno być problemów, jeśli odbiorca drukuje fakturę niezwłocznie po otrzymaniu danych. Urzędy skarbowe nie kontrolują bowiem, w jaki sposób doszło do wydrukowania faktury. Podstawą do takiego fakturowania jest umowa między wystawcą i nabywcą, w której wystawca zobowiązuje się zamiast wystawienia papierowej faktury przesyłać lub udostępnić dane elektroniczne z zapisem treści faktur. Natomiast nabywca wyraża zgodę na taki sposób przekazywania faktury.