Każdy pracodawca jest zmuszony do prowadzenia akt osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach. Brak lub nierzetelne prowadzenie akt podlega odpowiedzialności karnej.
Informacje w jaki sposób prowadzić i gromadzić dokumentację pracownika definiują przepisy. Z uwagi na typ dokumentów, można wyróżnić 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z staraniem się o pracę
Wyróżniamy następujące dokumenty:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje, takie jak: informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, ukończone kursy i szkolenia, : dane osobowe i kontaktowe, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z danymi kontaktowymi, ukończonymi kursami i szkoleniami, opisanym doświadczeniem zawodowym, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, informacjami o wykształceniu, danymi osobowymi
- dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
- dokumenty certyfikujące kwalifikacje potrzebne do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
- wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
- potwierdzenie zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o ukończonych kursach bhp;
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja zaistniała);
- dokumenty związane z podnoszeniem umiejętności zawodowych;
- deklaracje o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innym trybie;
- zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
- ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
C - Wypowiedzenie pracy W tym miejscu musimy przechowywać wszelkie dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, a więc :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
- kopię przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
- dowód dokonania czynności w związku z zajęciem zapłaty za pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne świadectwa dotyczące ustania stosunku pracy.
- Dotyczy to np. potrzeby wydania świadectwa pracy a także dokumentów dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu umowy o pracę, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia z Medycyny Pracy uzyskane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom po ustaniu umowy o pracę.
Sposób przechowywania Dokumentacja pracownicza musi być archiwizowana w oryginalnej postaci w ośrodku zarządu albo w placówce przedsiębiorstwa. Należy je ułożyć chronologicznie i ponumerować tak, by w łatwy i szybki sposób można było je znaleźć. Oprócz tego należy chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że akta pracownicze, w tym dotyczące okresów zatrudnienia i honoraria za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od ustania przez ubezpieczonego stosunku pracy u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS wyznacza podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Gdy przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane, to powinności w archiwizowaniu jest wstanie przejąć specjalnie stworzone do tego archiwum .