Procedura przyjęcia magazynowego i wydania magazynowego wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc wyglądają dobrze sporządzone dokumenty magazynowe?

Wszystkie zmiany w magazynie rejestrowane są za pomocą dokumentów:

  • Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
  • Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
  • Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
  • Wydania zewnętrznego - dokument Wz
  • Zmiany lokalizacji - dokument Zl

Przyjęcie magazynowe

Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Musi on posiadać takie dane jak:

  • ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
  • cenę jednostkową
  • podpis osoby przyjmującej towar
  • jednostkę miary
  • podpis osoby , która dostarcza towar
  • datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
  • podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
  • unikatowy nr dokumentu
  • podpis osoby zatwierdzającej dokumentację
  • dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
  • pochodzenie towaru
  • jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
  • rodzaj transportu towaru
  • przeznaczenie towaru
Dodatkowo, dokument przyjęcia magazynowego należy sporządzić w dwóch jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać również ze specjalistycznego oprogramowania magazynowego.

Wydanie magazynowe

Wydanie towaru musi być stosownie udokumentowane. W tym celu sporządza się dokument Wz. Powinien on posiadać takie informacje jak:

  • dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
  • podpis osoby odbierającej towar
  • łączną wartość towaru
  • podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
  • unikalny numer dokumentu
  • datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
  • jednostkę miary
  • cenę jednostkową
  • podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
  • podpis osoby wydającej towar
  • ilość
Ponadto, dokument przyjęcia magazynowego powinien być sporządzony w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden zostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych.

Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów jak również zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.