Bez przerwy napotykamy się z terminem „dokument”, niemniej jednak niecałkowicie wiemy, co się kryje za powyższym oznaczeniem. „Dokumentem” będzie dla nas ważna nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany mail, którego żąda zwierzchnik. Szukanie definicji niniejszego hasła też nie jest łatwe – w polskim prawodawstwie nie występuje jego uniwersalna definicja. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam troszkę, rozróżniając dokumenty osobiste od dokumentów urzędowych. Ciężko w każdym razie ustalić w istocie, co kryje się za tymi określeniami. Tu z podporą przychodzi nam domyślność, gdyż to akurat intuicyjnie zdołamy rozróżnić rodzaj i formę danego „dokumentu”. Stąd też dokumentami są dla nas: umowy, paszporty, akty prawne, świadectwa skończenia szkoły, akty notarialne, istotne teksty, które mają charakter urzędowy, kluczowe e-maile, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i in..

Rozumiejąc w przybliżeniu czym jest dokument, wolno pokusić się o twierdzenie, że znaczną ich część możemy utworzyć samodzielnie (np. dokumenty dzierżawy bądź najmu lokalu, formalne listy elektroniczne). Żeby papiery te nie odbiegały od odgórnie uznanego zwyczaju, przeważnie stosuje się szablony dokumentów. Upraszczają one przede wszystkim wypisywanie niezliczonej ilości umów i dokumentów cyklicznych. Wzorcem jest ustalony schemat, coś wcześniej ustalonego, co ułatwia w olbrzymim stopniu działanie ze znaczną ilością jednakowych dokumentów. Załóżmy, że osoba pracująca w księgowości, mająca do wypisania dwieście umów, jeśli by pisała je oddzielnie, nie dałaby rady skończyć tego robić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i uprościć swoja robotę. W takim wypadku wpisuje tylko najbardziej istotne dane we wcześniej przygotowane pola edycji. Ze skontrolowaniem praca pochłonie jej trzy dni robocze.

Żeby ułatwić pracę należy też wykorzystać wzory umów, które są przyporządkowane do specyficznego wydarzenia. Potocznie trzeba scharakteryzować je jako szablony tematyczne, odnoszące się do specyficznego tematu. Dlatego dla przykładu jeśli mamy ochotę sporządzić umowę najmu, mamy okazję skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy najmu. Takie postępowanie skraca okres pracy, jaki konieczny byłby do stworzenia całej umowy od początku.

Konkluzja jest prosta – w czasie ekonomizacji czasu pracy, należy upraszczać sobie życie, korzystając z wszystkiego rodzaju usprawnień, jakie oddaje nam nowoczesna technologia.