Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem wiedzieć każdy przedsiębiorca?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym też tą dotyczącą wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, danych osobowych, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Dokumenty podatkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz z art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]

Dokumenty ZUS

Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na trzy oddzielne grupy o zróżnicowanym obowiązku archiwizacji i tak:


  • Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty uwierzytelniające wysokość należnych składek – należy je archiwizować przez okres dziesięciu lat od daty przekazania ich do ZUS (też te wysłane drogą elektroniczną)

  • Dokumenty zgłoszeniowe – te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - należy archiwizować przez cały okres prowadzenia firmy, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.

  • Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszelkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień do emerytury.