Zgodnie z art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i analogicznie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych. Elementy majątku umieszcza się w w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu przekazania ich do stosowania. Późniejszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.

Prawodawca nie wskazał jedynego obligatoryjnego szablonu ewidencji środków trwałych. Jednakże powinna ona obejmować informacje potrzebne do wyliczenia wartości odpisów amortyzacyjnych dla celów fiskalnych. Co ważne, że w odniesieniu do środków trwałych o niewielkiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie wprowadzać ich do zestawieniu środków trwałych, przy czym w tej sytuacji środki pieniężne poniesione na ich nabycie tworzą cenę zdobycia dochodów w miesiącu przekazania ich do używania.

Wartość początkowa środka trwałego

Sposób ustalania wartości początkowej, według której środki trwałe wykazywane są w ewidencji, jest odrębny w zależności od tego, w jaki sposóbnastąpiło zakup (art.22g. updof; art.16g. updop). I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- otrzymania w drodze spadku, darowizny lub w inny bezpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- kupno - koszt nabycia, a w razie częściowo odpłatnego nabycia - cenę nabycia powiększoną o wartość dochodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- nabycia w postaci aportu wniesionego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - zdefiniowaną przez wspólników na dzień wniesienia cenę pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej z dnia wniesienia,
- otrzymania w związku z likwidacją osoby prawnej - zdefiniowaną przez podatnika wartość pojedynczych środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- stworzenia we własnym zakresie - kwota stworzenia.

Jeżeli nie jest możliwe wskazanie ceny sprzedaży, należy sprecyzować w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie rozliczone na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i doskonale poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.

Cena nabycia

Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka do używania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, zmniejszoną o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W wypadku przywozu towarów cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od przywozu elementów majątku.

W wypadku, gdy nie można wytyczyć ceny nabycia przed dniem ustanowienia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wartości wynikającej z wyceny zrobionej przez płatnika, z wliczeniem cen rynkowych środków trwałych z ostatniego miesiąca kalendarzowego roku poprzedzającego rok stworzenia ewidencji.

Koszt wytworzenia

Tymczasem za wartość wytworzenia (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia materialnych elementów majątku, usług obcych, zapłat za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się wliczyć do wartości wyprodukowanych środków trwałych. Nie wlicza się tu wartości własnej pracy płatnika, jego małżonka i nastoletniego potomstwa, kosztów głównych zarządu, wartości sprzedaży oraz innych kosztów operacyjnych i kosztów operacji pieniężnych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia oddania środka do używania. Jeżeli podatnik nie może zdefiniować wartości wytworzenia. Wówczas, wartość początkową środków trwałych wyznacza się w wysokości określonej z uwzględnieniem cen rynkowych przez biegłego, wyznaczonego przez płatnika.

Prawodawca przewidział też pewne ułatwienie dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i wartości 988zł. W takim przypadku budynku/lokalu nie ujmuje się w rejestrze środków trwałych. Pomimo tego, od tak ustalonej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych okresu amortyzacji!

Udoskonalenie środka trwałego

Jeżeli dokonaliśmy zmodernizowania środka trwałego, jego wartość początkową powiększa się o sumę kosztów na ich zmodernizowanie w tym także na kupno składników lub peryferyjnych, których jednostkowa cena kupna przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma wydatków poniesionych na ich polepszenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w konkretnym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i koszty te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, mierzonej np. czasem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i kosztami ich eksploatacji.

Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego

W wypadku trwałego oddzielenia od określonego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka pomniejsza się, od kolejnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonej części a przypadającą na nią, w czasie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych wyliczoną przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego. Jeżeli odłączony element składowy zostanie następnie przyłączony do innego środka trwałego, w miesiącu połączenia powiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.

Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa Noty odsetkowe można wystawiać w sytuacji gdy kontrahent spóźni się z płatnością za rachunek. Wtedy mamy możliwość naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.