Faktura pro forma jest rodzajem wstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniem płatności przez klienta. Raczej wypisywana jest wyłącznie w jednej wersji i niekonieczna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem rachunkowym i na jej podstawie nie prowadzi się ewidencji. Oznacza to, że faktura pro forma jest fakturą nie nabywającą uprawnień do odliczenia zawartego w niej VAT. Z reguły jest ona wypisywana gdy sprzedawca zażąda wcześniej spłaty, w związku z dostaniem kredytu bankowego lub po prostu dla poinformowania odbiorcy o kwocie brutto dokonanej sprzedaży, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, sumy naliczonego VAT oraz terminu zapłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający ilość wydatków, które kredytobiorca chce skredytować. Informacje zamieszczone w fakturze pro forma są identyczne jak w fakturze VAT. Jest ona też zabezpieczeniem dla dostawcy, z tego względu, że otrzymuje on pieniądze przed wydaniem towarów. Bez względu na datę wypisywania faktury pro forma, powinno się nie zapominać o bezbłędnym terminie wypisania faktury VAT. Fakturę VAT powinno się wystawić nie później niż siódmego dnia od daty wydania towarów lub wykonania usługi.