Fakturą zwiemy każdy dokument handlowy, spełniający określone wymogi, który poświadcza umowę kupna-sprzedaży pomiędzy poszczególnymi stronami. Wymogami tymi są:


• Określenie przedmiotu transakcji – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Informacje do rozliczenia podatków – te informacje niezbędne są do określenia faktury VAT, na której, w myśl prawodawstwa polskiego, musi znajdować się informacja o wysokości podatku VAT za dany przedmiot transakcji,
• Dane tyczące się czasu oraz formy zapłaty – powszechne stało się, że termin zapłaty określa się w dniach od dokonania operacji (może to być na przykład 14 dni). W naszym kraju przyjęło się, że opłaty dokonuje się przelewem albo gotówką. W niektórych krajach uwzględnia się również czeki,,
• Informacje identyfikujące dokument – unikalność faktury poparta jest między innymi trzema jej składowymi: danymi o wystawiającym rachunek, dacie oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każda faktura, którą wystawia sprzedający ma wyjątkowy, jedyny tylko dla niej numer. Sygnowanie musi odbywać się chronologicznie,
• Suma transakcji – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zapisywania sumy transakcji zarówno liczbowo, jak i słownie,
• Identyfikacja stron transakcji – przeważnie na rachunku podawana jest szczegółowa nazwa podmiotów, biorących współudział w transakcji, razem z adresem ich siedziby lub oddziału
• Warunki dostawy.


Coraz częściej normalny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.

Rachunek VAT jest zatem szczególnym typem faktury, którą wystawiać mogą czynni podatnicy VAT w drodze transakcji, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:


• Bilety jednokrotnego przejazdu na przewóz osób: taborem kolejowym, samochodami, statkami pełnomorskimi, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy samolotem,
• Poświadczenie płatności za przejazd płatną autostradą,,
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej,
• Dokumenty za usługi bankowe czy ubezpieczeniowe
• Dowody transakcji wystawiane przez nieVATowców.


Wszystkie faktury powinny być przetrzymywane przez 5 lat oraz pokazywane w sytuacji inspekcji stosownego organu podatkowego.