Kasą fiskalną zwiemy urządzenie elektroniczne, zapisujące obrót ze sprzedaży detalicznej wraz z należnym jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania niniejszej kasy ma każdy zbywający, będący podatnikiem i zbywający swoje towary na rzecz:

• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno prywatnie, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych, które są płatnikami VAT, dokonujących prywatnych zakupów,
• osób fizycznych , które nie są płatnikami podatku VAT


Sprzedawca taki winien wykazywać swój utarg za pomocą kasy rejestrującej, o ile przewyższy on wartość graniczną, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obligatoryjnie muszą to robić sprzedawcy, którzy w swoim asortymencie posiadają alkohol lub wyroby tytoniowe.

Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie fiskalnej. Kasa zachowuje ich cenę, nazwę i wysokość VAT, przy pomocy specjalnego znakowania (często kreskowego). Po jego zeskanowaniu, towar wyszukiwany jest w pamięci i rejestrowany na taśmie. Natychmiastowo także zmienia się stan zasobu sklepu – zmniejsza się liczba towaru o towar zeskanowany. Kasa fiskalna koduje oryginał i kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Rolki archiwum kasy powinny być przechowywane przez okres 5 lat w suchym, zimnym pomieszczeniu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku niezbyt trwałego druku, podatnego na warunki przechowywania.

Raz dziennie sprzedawca obowiązany jest do robienia na koniec dnia tzw. raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia pracy i utargu z tego dnia. Raporty dzienne są zapisywane w pamięci kasy rejestrującej, którą w niezmienionym stanie (bez śladów otwierania, zmian itp.) należy przetrzymywać przez 5 lat i przedstawiać na żądanie adekwatnego organu kontrolnego.

Wszelkich oględzin i napraw, może dokonywać wyłącznie autoryzowany dystrybutor kas fiskalnych, posiadający niezbędne uprawnienia. Takie wydarzenia spisywane są w odpowiedniej księdze, którą również przedstawia się odpowiedniemu organowi podczas kontroli.

Po zakupie, kasa pracuje w trybie szkolenia, dlatego można bez najmniejszego problemu sprawdzić wszystkie jej funkcje, wprowadzić asortyment, podszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wpisaniu w jej pamięć Numeru Identyfikacji Podatkowej działalności gospodarczej, wszystkie wprowadzane informacje, kodowane są w pamięci kasy fiskalnej.