Kasą rejestrującą, zwaną inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, za pomocą którego przedsiębiorca ewidencjonuje swój obrót. Utarg ten powinien być rejestrowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, pułapu lub w przypadku, kiedy przedsiębiorca zbywa alkohol lub papierosy. By mieć kasę rejestrującą, wypełniony powinien być jeszcze kolejny wymóg. Odbiorcami powinny być osoby fizyczne, które nie są płatnikami podatku VAT lub rolnicy ryczałtowi.

Za pomocą kasy, dokumentować można każdą sprzedaż towaru, który znajduje się na stanie sklepu. Po sczytaniu specjalnego kodu, przypisanego wyłącznie jednemu towarowi, zachodzi zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszelkie informacje powiązane z produktem (nazwa, stawka VAT, cena), drukowane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje zakup na paragonach w 2 egzemplarzach: dla kupującego oraz do archiwum. Paragony te mają identyczne brzmienie a także muszą posiadać:

• Datę i czas transakcji,
• Wartość sprzedaży oraz podatku według przyjętych stawek,
• Łączną kwotę należności,
• Numer Identyfikacji Podatkowej sprzedającego,
• Adres miejsca sprzedaży,
• Następny numer kasy oraz identyfikację kasjera,
• Logo fiskalne a także numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (kiedy mamy do czynienia z większą liczbą stanowisk),
• Numer następny wydruku,
• Ilość sprzedanego asortymentu albo usługi,
• Nazwę oraz cenę produktu albo usługi,
• Imię i nazwisko albo nazwę zbywającego,
• Wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
• Następny numer paragonu,
• Łączną kwotę podatku


Paragon mieć powinien również określoną wielkość. Wysokość liter czy liczb, jakie się na nim znajdą, nie powinna być mniejsza jak 2,5 mm, a ich ilość w linii nie mniejsza jak 17. W przypadku nazwy produktu lub świadczenia – 12 lub więcej. Taśma paragonu fiskalnego winna mieć 28mm albo więcej. Paragon taki powinien być możliwy do rozczytania tak, by klient bez trudu miał możliwość sprawdzić poprawność wykonanej transakcji.

Archiwum rachunków, w postaci rolki zadrukowanego papieru paragonowego, powinno być przechowywane przez czas pięciu lat. W razie jakiejkolwiek inspekcji odpowiedniego organu kontrolnego, dane te powinny być udostępnione celem sprawdzenia poprawności prowadzonej ewidencji.