W sytuacji przedsiębiorstw, które do celów swojego działania używają pojazdy najmowane albo prywatne, winno być prowadzone rozliczenie, zwyczajowo nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w przypadku tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana winna być zarówno wtedy, gdy samochody używane są często, jak i gdy wyłącznie czasami. Ewidencja powinna obejmować:

• Imię oraz nazwisko osoby używającej auta,
• Liczbę realnie przejechanych kilometrów,
• Datę oraz cel wyjazdu,
• Stawkę za kilometr przebiegu,
• Numer rejestracyjny auta,
• Następny numer wpisu,
• Pojemność silnika,
• Sygnaturę pracodawcy oraz jego dane,
• Charakterystykę trasy


Konieczność prowadzenia kilometrówki spoczywa na firmach korzystających z powyższych pojazdów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z odstępstwami).

Wysokość stawek obliczeniowych dla przedsiębiorstw z sektora publicznego, określana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w pozostałych przedsiębiorstwach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (na przykład statut wynagrodzeń).

Dla ułatwienia i sprecyzowania, prawodawca stworzył pewne limity kilometrów, które kształtują się następująco:

• 300 kilometrów – obszary gminne do 100 tys. zamieszkałych
• 500 kilometrów – obszary gminne powyżej 100 tys. zamieszkałych
• 700 kilometrów – obszary gminne powyżej 500 tys. zamieszkałych

Są tylko 2 wyjątki w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych:

• Służba leśna ma określoną wartość 1500 kilometrów miesięcznie
• Służby ratownicze i tym podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie

Zatrudniający, niebędący w strefie budżetowej, ma możliwość określić mniejszy przydział kilometrów, jednak nie może go przekroczyć. Koszty związane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają konieczności opłacania opłat na ubezpieczenie społeczne. Składki te liczone są dopiero po przewyższeniu scharakteryzowanego prawem przydziału kilometrów, ale jedynie od sumy przewyższającej ten przydział.