Lista płac to jeden z najbardziej znaczących składników dokumentacji pracowniczej. W niej znajdują się bowiem wszelkie informacje służące do obliczenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?

Pracodawca co miesiąc musi obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku również przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi również co miesiąc obliczać składki na ubezpieczenia rentowe, chorobowe, emerytalne i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przekazać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak np. deklaracja DRA, która służy do rozliczeń składkowych. Te informacje zawarte są właśnie w liście płac pracownika.

Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej nakłada Kodeks Pracy oraz Ustawa o rachunkowości. Do uiszczania należnych składek i odliczania zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, obligują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac nakazana jest przez:

  • rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
  • rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).

Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:

  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, zadaniowej, akordowej,
  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
Na podstawie tych dokumentów obliczane jest wynagrodzenie brutto, ustalane są składki i uiszczany jest podatek dochodowy. Końcowy efekt daje wynagrodzenie rzeczywiste, czyli netto, które wypłacane jest pracownikowi.