Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym operację gospodarczą, między sprzedawcą i klientem. Zobowiązanie stosowania faktur VAT określa Ustawa z dn. 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana ogólnie 'Ustawą o VAT'.
Zwrócić uwagę należy, iż fakturę powinno się wystawić najpóźniej z chwilą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Normy te nie odnoszą się do wystawiania faktur VAT w temacie dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, kiedy faktura zawiera dokładne informacje, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najchętniej wystawianych faktur zaszeregować można: Faktura VAT marża to dokument, jaki stosują ci, którzy uprawnieni są do regulowania podatku wg procedury marża. Procedurę tę wykorzystują m. in. podatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy produktów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić klient usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- wartość sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- cena jednostkowa netto
Płatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko:
- nazwę towaru lub usługi,
- adresy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- stawkę podatku,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, z kolei wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed przekazaniem produktów lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne komponenty, co faktura VAT, różni ją tylko wyróżnik 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z powinności wystawienia faktury według norm ogólnych, gdyż sama nie stanowi dowodu dokonania transakcji. Nie jest wobec tego zgodnie z ustawą dowodem księgowym, a co za tym idzie podatnik nie ma możliwości ujęcia jej w rejestrze zakupów, rejestrach VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma pełni funkcję pewnego typu propozycji zawarcia umowy sprzedaży (towarów i usługi). Pełni ona funkcję informacyjną, za sprawą tego, że za jej pomocą sprzedawcy przedstawiają klientom zasady umowy sprzedaży. Będą to zatem strony transakcji, przedmiot sprzedaży, kwotę sprzedaży oraz termin uregulowania należności. Prócz tego faktura pro forma może zostać uznawana za świadectwo odebrania zamówienia, natomiast dla strony zamawiającej może być wezwaniem do wpłacenia przedpłaty przed wydaniem produktu albo świadczeniem usługi.