Szablon dokumentu to baza dla przygotowywanych później nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.

Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma za zadanie ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z opracowanego wzorca, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Używamy jego podstawowej opcji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym momencie przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną ze stworzeniem odpowiedniego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :


- umowy o pracę,
- rachunki,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenia zapłaty,
- potwierdzenie odbioru,
- faktury ,
- umowy zlecenia,
- wezwania do zapłaty

Przykładem są też faktury abonamentowe w księgowości. W tym wypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie szablonu.

Szablony można, a nawet powinno się dostosowywać, by były spójne z używaną kolorystyką własnej firmy. W związku z tym kluczowe jest umieszczenie na nich logo i użycie danego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.