Przedsiębiorstwo jest zobligowany zwrócić wydatki używania pojazdów przez zatrudnionych w podróżach służbowych. Kwotę rozliczenia za podróż służbową oblicza się mnożąc ilość przebytych kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr bądź mnożąc wyznaczoną na miesiąc ryczałtową liczbę kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr. Współczynniki za kilometr muszą być opisane w umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Przedsiębiorca ma mozliwość skorzystać ze zwolnienia składkowego bądź podatkowego, z zastrzeżeniem, że stawki zwrotu za jeden kilometr nie nie są wyższe niż stawki ogólnie przyjęte w rozporządzeniu. Zgodnie z przepisami suma zwrotu powinna konkretnie dotyczyć faktycznie przebytych kilometrów. Wówczas suma ta nie podlega opodatkowaniu. Nie ma możliwości ryczałtowego obliczania przebytych kilometrów w celach służbowych. Istnieje natomiast możliwość stałego wysyłania zatrudnionych w podróż służbową. wówczas zwrot kosztów używania własnych samochodów do celów służbowych nie będzie opodatkowany i oskładkowany. Dotyczy to podmiotów gospodarczych zajmujących się transportem, gdy zatrudnieni posiadają jako miejsce świadczenia pracy wpisaną w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie większy obszar, a dane zlecenie będzie dotyczyło transportu do innego miasta.